Hoe organiseer je een actie

  • STAP 1: IDEE 

Organiseer een brainstorm en overleg over de volgende zaken: 

Het doel: wat wil je exact bereiken?

Doelgroep, wanneer en waar: voor wie is het, gaat het buiten of binnen door, etc.

Programma: welke onderdelen zijn er sowieso aanwezig. Maak een raamwerk.

Budget: hoeveel geld is en heb je nood aan sponsoring? (zie verder) 

STAP 2: HAALBAARHEID

Fijn dat je allerlei gekke ideeën hebt, maar zijn deze ook haalbaar en praktisch realiseerbaar. Denk vooral aan vergunningen, budget, locatie, technische kant. Pas als je een antwoord hebt op al deze vragen, kan je verder gaan.

STAP 3: TEAM

Stel een team samen en maak een duidelijke taakverdeling. Zorg er ook voor dat je documentatie gecentraliseerd wordt en niet bij elk teamlid apart blijft hangen. Tegenwoordig heb je voldoende internetapplicaties die het delen van documenten mogelijk maken. Gebruik ze! 

STAP 4: EVENT PROMOTEN

Bedenk via welke kanalen je jouw doelgroep kan bereiken en bepaal de boodschap. Maak een communicatieplan op, zodat je op een gepaste en gesegmenteerde wijze kan communiceren over jouw actie.

STAP 5: MAAK EEN DRAAIBOEK 

Door vooraf een draaiboek te maken, kan je al heel wat stress vermijden op de dag van je evenement zelf. Noteer in je draaiboek per tijdstip wat, waar en wie. Op die manier weet iedereen ook goed wat hen te wachten staat. Vergeet het opruimen niet in je draaiboek op te nemen. Noteer ook contactgegevens, zodat je medewerkers snel kan bereiken.

Tijdens je evenement is het leuk om foto’s te nemen zodat je mooie herinneringen kan bijhouden. Vergeet vooral niet om achteraf een grondige evaluatie te doen, zodat je de volgende keer opnieuw een succesvolle actie kan inplannen.